Odzyskiwanie VAT z zagranicy - wszystko, co warto wiedzieć

Kto może ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy?

Jeśli chodzi o firmy w naszym kraju, zgodnie z przepisami unijnymi o zwrot podatku VAT zapłaconego w innych państwach UE mogą ubiegać się wyłącznie przedsiębiorcy, którzy są czynnymi płatnikami VAT w Polsce. Jednocześnie, siedziba firmy musi znajdować się na terenie RP, a nie w państwie, z którego chce się odzyskać VAT. W razie braku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie może posiadać zwykłego miejsca pobytu ani stałego miejsca zamieszkania w kraju zwrotu. 

Prawo do zwrotu mają podmioty prowadzące działalność gospodarczą niezależnie od jej celu i wyniku, które jednocześnie nie korzystają ze zwolnienia VAT na podstawie art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług i nie prowadzą wyłącznie działalności zwolnionej z VAT.

Warto zaznaczyć, że do ubiegania się o odzyskanie VAT z zagranicy nie są uprawnieni podatnicy jedynie okazjonalnie dokonujący dostaw nowych środków transportu na terytorium UE.

Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu VAT z zagranicy?

Zwrot VAT z zagranicy dotyczy wydatków ściśle związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca odzyska VAT zapłacony za zakupy, które są konieczne dla funkcjonowania firmy. Do najczęściej występujących kategorii należą:

• paliwo – tankowanie floty firmowej za granicą,
• zakwaterowanie – hotele i inne usługi noclegowe podczas wyjazdów służbowych,
• wynajem środków transportu – samochody, busy czy inne pojazdy użytkowane za granicą,
• opłaty parkingowe – jeśli ponoszone są w związku z użytkowaniem firmowego pojazdu,
• naprawy samochodów – w razie awarii w trakcie podróży służbowej.

Terminy i warunki składania wniosku w celu odzyskania VAT z zagranicy

Procedura odzyskiwania VAT z zagranicy jest obwarowana określonymi wymaganiami oraz terminami. Wniosek należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym dokonano zakupów. Przekroczenie tej daty skutkuje utratą możliwości odzyskania podatku.

Kolejnym ważnym aspektem są minimalne wnioskowane kwoty:

• 50 euro – w przypadku wniosków składanych za cały rok,
• 400 euro – w przypadku wniosków dotyczących okresu co najmniej trzech miesięcy.

Wskazówka: kwoty podaje się w walucie kraju, z którego ma zostać dokonany zwrot.

Cały proces rozpoczyna się od złożenia wniosku w formie elektronicznej w polskim urzędzie skarbowym. Podstawowym dokumentem uprawniającym do zwrotu VAT jest faktura. W niektórych krajach akceptowane są również paragony, o ile ich wartość nie przekracza 250 euro. Polskie urzędy mają 15 dni na przekazanie dokumentów do kraju zwrotu. Decyzja podejmowana jest tamtejszą administrację w terminie do 4 miesięcy od daty otrzymania wniosku. Jeśli konieczne są dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty, czas ten może się wydłużyć do 8 miesięcy. Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odwołania od decyzji negatywnej.

Zwrot VAT w różnych krajach UE – na co zwrócić uwagę?

Przepisy dotyczące zwrotu VAT są ujednolicone w ramach Unii Europejskiej, ale poszczególne państwa członkowskie wprowadzają nieco inne wymagania formalne. Przykłady takich różnic to:

• okresy zwrotu – niektóre kraje preferują krótsze okresy rozliczeniowe,
• dodatkowe dokumenty – np. kopie umów lub specyfikacje towarów,
• język dokumentacji – w określonych przypadkach wymagane są tłumaczenia dokumentów na język państwa, z którego dokonywany będzie zwrot.

Profesjonalna pomoc w odzyskiwaniu VAT z zagranicy

Odzyskanie VAT z zagranicy poprzedza procedura wymagająca od wnioskodawcy staranności i znajomości obowiązujących przepisów. Obligatoryjne jest przestrzeganie terminów, dokładne przygotowanie dokumentów oraz uwzględnienie lokalnych wymogów.

Przedsiębiorcom prowadzącym działalność międzynarodową zwrot VAT pozwala jednak na obniżenie kosztów działalności – warto więc skorzystać ze wsparcia profesjonalistów Impol, którzy pomogą to osiągnąć bez zbędnych komplikacji. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami oferty na naszej stronie internetowej impolsarl.com!