• Data: 2024-12-30 • Autor: Radca prawny Wioletta Dyl
Proszę o poradę w sprawie udziału w szkodzie własnej auta z wypożyczalni. W trakcie trwania umowy najmu auta doszło do uszkodzenia pojazdu, konkretnie szyby. W umowie najmu zobowiązałem się do udziału w szkodzie własnej do kwoty 20 000 zł. Wypożyczalnia wystawiła notę obciążeniową za wymianę szyby, niepopartą innym dokumentem potwierdzającym faktyczny koszt usunięcia szkody (jedynie faktura pro forma od pewnego warsztatu). Kwota z tej faktury różni się od kwoty noty obciążeniowej, a poza tym nie otrzymałem potwierdzenia zapłaty za ową pro formę. Poprosiłem o fakturę potwierdzającą faktyczny koszt wymiany szyby, ale jej nie dostałem. Kwota z noty obciążeniowej jest wyższa od kwoty netto z pro formy, natomiast nota nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym, czy owa nota może zostać wystawiona na kwotę brutto (łącznie w VAT), czy powinna opiewać na kwotę netto? W jaki sposób mogę wyegzekwować dowód faktycznie poniesionego kosztu naprawy od wypożyczalni w świetle praw? Czy taki sposób oszacowania szkody przez wypożyczalnię jest słuszny?
Przy wynajmie krótkoterminowym wkład własny pobierany jest jako zwrotna kaucja w gotówce lub w formie blokady na karcie. Udział własny oznacza, że klient będzie musiał pokryć określoną wartość szkody samodzielnie, np. jeśli wkład własny jest ustalony na poziomie 1000 zł, a szkoda zostanie oszacowana na 2000 zł, to klient będzie musiał sam pokryć szkodę do wysokości 1000 zł, natomiast wypożyczalnia/ubezpieczyciel pokryje pozostałą część, czyli 1000 zł.
Faktura pro forma przedstawiona przez poszkodowanego nie jest wystarczająca. Fakturę pro forma wystawia się zazwyczaj w celu poinformowania klientów o cenie towaru bądź usługi lub w celu potwierdzenia zawarcia transakcji. Często właśnie na podstawie faktury pro forma kontrahent wpłaca zaliczkę lub dokonuje przedpłaty.
Pomimo swojej funkcjonalności faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego – nie można ująć jej w KPiR, a co za tym idzie – nie jest podstawą ujęcia kosztu ani przychodu. Dlatego wystawienie faktury pro forma nie powoduje żadnych konsekwencji na gruncie podatku dochodowego ani też skutków, jeśli chodzi o podatek VAT. Pomimo wystawienia faktury pro forma sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży, o ile Pan jest podmiotem gospodarczym i za wynajem samochodu ma Pan fakturę VAT. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i odbiorca nie ma obowiązku zapłaty wskazanej należności. Pro forma nie rodzi także obowiązku podatkowego, a wystawca nie może dochodzić roszczeń na jej podstawie.
Zakładam, że wypożyczalnia jest podatnikiem VAT, zatem kwota z faktury pro forma i noty obciążeniowej powinna być ta sama, chyba że wypożyczalnia notą księgową doliczyła sobie jakieś opłaty manipulacyjne, ale wtedy winna wykazać, jakie to są opłaty dodatkowe.
Ponieważ nie mam Pana umowy z wypożyczalnią, to niestety nie wiem, jaki charakter ma określenie wkładu własnego, czy jest to rodzaj kary umownej, czy odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Nakładanie bowiem na najemców opłat za uszkodzenie wypożyczonych samochodów nie stanowi wynagrodzenia za świadczoną usługę, tylko odszkodowanie za spowodowanie utraty wartości tego pojazdu. Wtedy powinna być faktura.
Natomiast kara umowna o charakterze rekompensacyjnym (tj. pełniąca funkcję odszkodowania za wyrządzoną szkodę) nie podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ nie towarzyszy jej żadne ekwiwalentne zobowiązanie do wykonania świadczenia wzajemnego na rzecz płacącego karę umowną.
Zatem wszystko zależy od sformułowania użytego w umowie. Niemniej warto sprawdzić ceny na rynku za naprawę szyby i skonfrontować je z otrzymaną notą.
Przypadek Anny:
Anna wypożyczyła samochód na tydzień, a podczas jazdy odprysk kamienia spowodował pęknięcie szyby czołowej. Wypożyczalnia obciążyła ją notą na kwotę 2500 zł, twierdząc, że jest to koszt wymiany szyby. Po sprawdzeniu Anna zauważyła, że dołączona faktura pro forma opiewała na 2000 zł netto, a dodatkowe 500 zł stanowiło nieuzasadnioną "opłatę manipulacyjną". Anna poprosiła o dokument potwierdzający faktyczną zapłatę za naprawę i szczegółowe wyjaśnienie opłaty manipulacyjnej, co skłoniło wypożyczalnię do korekty noty.
Historia Piotra:
Piotr wynajął samochód na weekend, który został zarysowany na parkingu przez nieznaną osobę. Wypożyczalnia obciążyła go pełnym kosztem naprawy w wysokości 3000 zł, przedstawiając jedynie fakturę pro forma od warsztatu naprawczego. Piotr skontaktował się z warsztatem, który potwierdził, że nie wystawił faktury sprzedaży, a naprawa nie została jeszcze wykonana. Piotr zażądał od wypożyczalni zwrotu nadpłaty, argumentując, że obciążenie było przedwczesne.
Sytuacja Krzysztofa:
Krzysztof zwrócił samochód z uszkodzoną tylną szybą po gradobiciu. Wypożyczalnia wystawiła notę obciążeniową na 4500 zł, twierdząc, że szkoda nie podlegała ubezpieczeniu. Krzysztof przeanalizował regulamin wypożyczalni i odkrył, że ubezpieczenie obejmowało szkody spowodowane warunkami atmosferycznymi. Dodatkowo wypożyczalnia nie dostarczyła faktury dokumentującej wymianę szyby. Po interwencji prawnej Krzysztofowi zwrócono pieniądze.
W przypadku uszkodzenia wypożyczonego samochodu, wypożyczalnia ma prawo obciążyć najemcę kosztami naprawy, ale musi to zrobić w sposób transparentny i zgodny z umową. Faktura pro forma nie jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym faktyczne koszty, dlatego warto wymagać pełnej faktury oraz szczegółowych wyjaśnień dotyczących naliczonych kwot. Weryfikacja zasadności obciążeń może uchronić przed nieuzasadnionymi opłatami.
Potrzebujesz pomocy w rozwiązaniu sporu z wypożyczalnią samochodów? Opisz swój problem w formularzu pod artykułem, a nasi prawnicy przygotują dla Ciebie profesjonalne pismo lub udzielą porady online!
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Radca prawny Wioletta Dyl
Radca prawny, absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Udziela porad prawnych z zakresu prawa autorskiego, nowych technologii, ochrony danych osobowych, a także prawa konkurencji, podatkowego i pracy. Zajmuje się również sporządzaniem regulaminów oraz umów, szczególnie z zakresu e-biznesu i prawa informatycznego, które jest jej pasją. Posiada kilkudziesięcioletnie doświadczenie prawne, obecnie prowadzi własną kancelarię prawną.
Zapytaj prawnika
