• Data: 2024-03-12 • Autor: Radca prawny Marek Gola
W artykule zajmujemy się zagadnieniem poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem, którego mogą dokonać radca prawny, adwokat lub notariusz. Zostaną przedstawione zarówno sytuacje, w których pełnomocnik klienta ma prawo do poświadczenia dokumentów, jak i przypadki, gdy konieczne jest skorzystanie z usług notariusza. Do wyjaśnienia tych spraw posłuży nam przykład pana Janusza.
Firma, która dofinansowuje pobyt pana Janusza na turnusie rehabilitacyjnym, domaga się od niego oryginałów dokumentów (faktur, zaświadczeń lekarskich). Pan Janusz nie może im przekazać oryginałów, ponieważ będą one konieczne do dalszych czynności. Pyta więc, czy jego księgowa może poświadczyć zgodność z oryginałem takich dokumentów.
Co do zasady, przyjmuje się, że poświadczenia za zgodność z oryginałem – prócz radcy prawnego i adwokata (w ramach udzielonego im pełnomocnictwa jako reprezentujący interesy klienta, co wynika wprost z przepisów prawa) – może dokonać jedynie osoba, która taki dokument sporządziła. Innymi słowy, jeżeli wśród dokumentów, których przedłożenia w oryginale domaga się firma, są dokumenty sporządzone przez księgową pana Janusza, takie poświadczenie może nastąpić. W pozostałym zakresie nie, albowiem księgowa nie ma do tego uprawnień.
Zobacz też: Drzewa sąsiada zaśmiecają działkę
Jeśli zatem księgowa nie będzie mogła poświadczyć dokumentów za zgodność z oryginałem, albowiem nie pochodzą od niej, pan Janusz powinien się udać do kancelarii notarialnej z prośbą o poświadczenie za zgodność z oryginałem dokumentów, które przedkłada. Maksymalna stawka (taksa notarialna) za poświadczenie jednej strony to 6 zł plus VAT (23%). Stawki u notariusza są stawkami maksymalnymi, tj. notariusz nie może pobrać od pana Janusza więcej aniżeli 6 zł plus VAT, co nie oznacza, że nie może pobrać mniej. O ile pan Janusz posiada większą ilość dokumentów, proponuję targować się co do ceny.
Przykład 1
Pani Kowalska, prowadząca własną działalność gospodarczą, potrzebowała poświadczenia za zgodność z oryginałem swojego świadectwa ubezpieczeniowego do celów bankowych. Ponieważ dokument był sporządzony przez jej księgową, zwróciła się do niej o poświadczenie. Księgowa, mając uprawnienia do poświadczenia dokumentów, które sama sporządziła, szybko i bezproblemowo wykonała tę czynność.
Przykład 2
Pan Nowak, aplikując o wizę do innego kraju, został poproszony o przedstawienie poświadczonych kopii swoich dokumentów edukacyjnych. Jako że te dokumenty nie zostały wydane przez jego pełnomocnika, udał się do kancelarii notarialnej, gdzie za stosowną opłatą notariusz poświadczył kopie jego dyplomów za zgodność z oryginałem.
Przykład 3
Firma XYZ, przygotowując dokumentację do przetargu, potrzebowała poświadczenia kopii umów zawartych z kontrahentami. Radca prawny firmy, który reprezentował ją w negocjacjach i miał pełnomocnictwo do takich działań, poświadczył zgodność kopii umów z oryginałami, co pozwoliło firmie na udział w przetargu bez konieczności szukania dodatkowej pomocy notarialnej.
Poświadczenia zgodności dokumentów z oryginałem może dokonać zarówno radca prawny, adwokat, jak i notariusz, w zależności od okoliczności i źródła dokumentów. Jest to ważna procedura umożliwiająca legalne wykorzystanie kopii dokumentów w różnych sytuacjach prawnych i biznesowych. Kluczowe jest zrozumienie, kto ma uprawnienia do poświadczenia konkretnych dokumentów oraz świadomość kosztów związanych z tą usługą.
Potrzebujesz profesjonalnej porady prawnej lub pomocy w sporządzeniu dokumentów? Skorzystaj z naszej oferty konsultacji online i przygotowania pism prawniczych – szybko, wygodnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Formularz kontaktowy znajdziesz pod tekstem – nie zwlekaj, napisz do nas.
1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Radca prawny Marek Gola
Radca prawny, doktorant w Katedrze Prawa Karnego Procesowego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego, zdał aplikację radcowską w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach. Specjalizuje się w szczególności w prawie karnym materialnym i procesowym, bliskie jest mu też prawo pracy, prawo rodzinne oraz prawo handlowe. Udzielił już ponad 2000 porad prawnych, pomagając osobom pokrzywdzonym przez nieuczciwych pracodawców, a także tym, w których życie (nie zawsze słusznie) wtargnęła policja i prokuratura.
Zapytaj prawnika
